Wprowadzana przez Ministerstwo Finansów cyfryzacja będzie dotyczyć wszystkich od 2023 roku, jednak przezorni już się przygotowują. Rok 2022 jest szansą na dobrowolne dołączenie do Krajowego Systemu e-Faktur. Jak włączyć rządowe rozwiązanie do administrowania obiegiem dokumentów w firmie, która już korzysta ze środowiska SAP? Potrzebny jest jeden moduł i profesjonalne wdrożenie.
Decyzja Rady Ministrów dotycząca cyfryzacji obiegu faktur nie jest zaskakująca. To rozwiązanie, które sprawdziło się już w Norwegii, Meksyku czy we Włoszech. Korzyści z niego płynące opierają się na tej jednej, ogólnej zalecie – transparentności. Przejrzystość sprzyja zwiększeniu efektywności w obiegu dokumentów – zarówno po stronie biznesu, jak i organów podatkowych. Już od stycznia 2022 roku można dołączyć pilotażowo do systemu i sprawdzać jego wpływ na wewnętrzne procesy finansowe.
Zobacz, jak sprawnie przeprowadzić integrację systemu SAP z Krajowym Systemem e-Faktur
Wyzwania dotyczące e-faktury
Ponieważ wraz z nowym systemem wprowadzana jest tzw. faktura ustrukturyzowana konieczne jest dostosowanie dokumentów tworzonych w oprogramowaniu SAP do wymagań KSeF. Poprawne przesyłanie i rozpakowywanie plików XML z fakturami możliwe będzie wyłącznie po wykonaniu precyzyjnego mapowania struktur ministerialnych ze strukturami dokumentów w systemie SAP. W integracji powinny zostać uwzględnione również nowe dane – każda faktura będzie posiadać unikatowy numer identyfikacyjny nadawany przez KseF w momencie wystawienia. Moduł integracyjny musi również obsłużyć otrzymywanie informacji zwrotnych z KSeF – o przyjęciu lub odrzuceniu faktury. Jednym zdaniem – konieczne jest umożliwienie bezpośredniej komunikacji na linii KSeF – SAP i kontrola bezpieczeństwa tej wymiany.
Technologia – korzystanie ze zmian
Nawet, jeżeli firma od dawna wspiera automatyzację obiegu faktur wewnątrz własnych struktur, narzucane przez Ministerstwo Finansów rozwiązanie pomoże wynieść ją na jeszcze wyższy poziom. Ogólnopolska cyfryzacja obiegu faktur to możliwość szybkiej wymiany danych z wszystkimi kontrahentami i ułatwione wysyłanie oraz odbiór dokumentów. Rozwiązanie S4/KSeF umożliwia pełną integrację z rządowym Krajowym Systemem e-Faktur. Pozwala również na zamodelowanie indywidualnych ścieżek przetwarzania dla wysyłanych oraz otrzymywanych dokumentów – w zależności od potrzeb danej organizacji. Proces obsługi faktury zakupu może dotyczyć np. zgodności faktury z zamówieniem. Księgowanie przyjętych z KSeF faktur również może przebiegać automatycznie.
Wystawianie e-faktur w S4/KSeF
Gdy faktura sprzedaży wystawiana jest w systemie SAP Sprzedającego nie jest ona jeszcze uznana za „wystawioną”, jest jedynie „przygotowana”. Dopiero, gdy zostanie poprawnie przesłana za pomocą S4/KSeF (w postaci ustrukturyzowanego pliku XML) do Krajowego Systemu e-Faktur i zostanie jej nadany unikalny numer identyfikacyjny KSeF, jest uznana za wystawioną i dostarczoną do Odbiorcy – który również korzysta z KSeF.
Otrzymywanie e-faktur w S4/KSeF
Każda wystawiona przez kontrahenta faktura dociera do panelu SAP poprzez integrację z KSeF. Następnie oprogramowanie S4/KSeF pozwala na automatyczną weryfikację poprawności danych na dokumencie – np. zgodności z zamówieniem – i zaksięgowanie.
W ofercie S&T znajduje się usługa wdrożenia S4/KSeF, czyli komponentu OpenText+SAP, który rozszerza funkcjonalności modułów sprzedaż, finanse i zakupy o pełną integrację z KSeF. S&T gwarantuje pełną zgodność komponentu z systemami SAP ECC, SAP S4/HANA, SAP Cloud.
Zainteresuj się oprogramowaniem S4/KSeF już dziś i bądź w czołówce cyfryzacji procesów finansowych w Polsce.