Jak przyśpieszająca transformacja cyfrowa zmienia rolę ECM w firmie?

Systemy klasy Enterprise Content Management wspierające cyfrowy obieg dokumentów dla wielu firm są pierwszym krokiem do digitalizacji procesów biznesowych. Jednak jeszcze do niedawna były postrzegane wyłącznie jako narzędzie do porządkowania i cyfryzacji dokumentacji – w efekcie ich pełen potencjał pozostawał w większości niewykorzystany. Biznes wdrażał system, a następnie pozostawiał go do użytku bez aktualizowania czy rozwijania narzędzi i procesów.

Takie podejście wynikało również z tego, że wszelkie działania tego typu musiały być wykonywane przez dostawcę usługi na mocy podpisanej umowy – szczegóły realizacji zależały od dokładnej treści porozumienia, które najczęściej jest zawierane na określony czas. Po kilku latach zmiany w systemie ECM mogą więc wymagać rozpisywania oddzielnego postępowania przetargowego lub dodatkowo płatnych konsultacji u dotychczasowego dostawcy.

Alternatywnie, firma mogła próbować samodzielnie zmienić procesy skonfigurowane w systemie ECM, jednak niszowość wykorzystywanego w nich języka programowania (BPMN) i niedostatek specjalistów znających ten język powodowały, że niewiele biznesów decydowało się na podjęcie takiego kroku. W efekcie archaiczne wersje systemów ECM funkcjonujące w firmie i aktualizowane bardzo doraźnie nie do końca spełniały założone na początku cele.

Nowość – zespół ds. digitalizacji

Teraz sytuacja się zmienia – także dzięki ewoluującemu podejściu do spraw związanych z transformacją cyfrową biznesu. Na rynku pojawiają się specjaliści ds. digitalizacji, w których kompetencjach leży przeprowadzenie firm przez proces cyfryzacji. Przedsiębiorstwa coraz chętniej korzystają z ich usług, powołując osobne zespoły zajmujące się digitalizacją biznesu. W ich skład mogą wchodzić analitycy, programiści i eksperci ds. cyfryzacji. Nie są oni ograniczeni perspektywą konkretnego działu czy firmy, dzięki temu są w stanie sprawnie zidentyfikować główne wyzwania stojące przed biznesem i zaproponować dopasowane rozwiązania, które holistycznie zmienią organizację.

Rozwiązuje to także problem, z którym mierzyło się wiele firm – przeciążeni menedżerowie w natłoku spraw bieżących rzadko mieli możliwość rzetelnego zapoznania się z narzędziami służącymi do cyfryzacji i przeprowadzenia kompleksowej analizy potrzeb biznesu. Mimo ich wiedzy eksperckiej na temat funkcjonowania biznesu, nie zawsze było dla nich jasne, jak przekuć tę świadomość w skuteczne procesy transformacji cyfrowej.

Również my jako integrator IT coraz częściej dostrzegamy, że klienci przedstawiają nam swoich specjalistów ds. cyfryzacji, świadomych pełnego potencjału narzędzi, z których chcą korzystać. Zdarza się jednak również, że biznes nie dysponuje jeszcze takimi ekspertami i przychodzi z prośbą o dostarczenie systemu ECM bez rozważenia szerszego kontekstu jego funkcjonowania.

Podczas pierwszych rozmów i w trakcie analizy przedwdrożeniowej staramy się poszerzyć perspektywę klienta, pokazując, w jaki sposób może w pełni wykorzystać potencjał takiego systemu do kompleksowej cyfryzacji całego przedsiębiorstwa, nie ograniczając się tylko do jednego działu lub aspektu biznesu. W odpowiedzi zawsze słyszymy zaciekawienie i zainteresowanie takim podejściem do procesów transformacji w firmie.

ECM – pierwszy krok do digitalizacji

Systemy klasy ECM to jedno z pierwszych narzędzi, po które sięgają zespoły ds. digitalizacji – dzięki nim mogą cyfryzować wiele procesów naraz, przyśpieszając tempo transformacji w firmie. Porządkowanie obiegu dokumentów to w końcu tylko jeden z wielu aspektów cyfryzacji. Dzięki odpowiednim procesom związanym z przechowywaniem i archiwizowaniem plików można usprawnić działania nie tylko zespołu contentowego, ale również działu kadr, programistów czy analityków. Rolą integratora IT wspierającego specjalistów ds. digitalizacji staje się tutaj nie tylko dostarczenie samej platformy i pomyślna realizacja projektu, ale również eksperckie wsparcie – szczególnie w przypadku trudniejszych procesów oraz inicjatyw klienta wymagających wdrożenia modyfikacji w systemie ECM. Często, w przypadku braku dedykowanego zespołu ds. transformacji cyfrowej, jego rolę skutecznie mogą przejąć konsultanci integratora IT takiego jak S&T.