Jedną z kluczowych decyzji, którą należy podjąć przed rozpoczęciem przedsięwzięcia projektowego jest wybór metodyki pracy. Wymaga to dogłębnej analizy potrzeb i specyfiki projektu oraz zapoznania się z dostępnymi rozwiązaniami.
Metodyka zarządzania projektami IT określa nie tylko wewnętrzną organizację pracy zespołów zaangażowanych w realizację, ale również sposób komunikacji pomiędzy Klientem a Wykonawcą (w tym nierzadko projektantem, analitykiem czy developerem oprogramowania) podczas całego okresu trwania kontraktu. Dlatego przed jej wyborem bardzo ważne jest sformułowanie rzeczywistych potrzeb biznesowych i jasne określenie zamierzonych celów. Istotnym staje się również zdefiniowanie oczekiwań funkcjonalnych, niefunkcjonalnych oraz organizacyjnych dla mającego powstać oprogramowania lub produktu. Aktualnie na rynku usług wdrożeniowych z zakresu oprogramowania dominują dwa główne podejścia do zarządzania projektami IT – model kaskadowy (waterfallowy) i programowania zwinnego agile.
Model kaskadowy
Starszą i bardziej tradycyjną metodą organizacji pracy nad projektami informatycznymi jest metodyka kaskadowa. Opiera się ona na jasno określonych przed rozpoczęciem projektu etapach, które najczęściej następują bezpośrednio po sobie. Zazwyczaj zawierają się w nich takie fazy jak analiza, przygotowanie projektu technicznego, opracowanie oprogramowania, testy oraz wdrożenie. Jest to model statyczny – już na początku definiowane są cele i koncepcja systemu, która z zasady nie powinna się znacznie zmienić aż do finalizacji tematu. W trakcie projektu istnieje jednakże możliwość skorygowania jego założeń i wdrożenia poprawek poprzez wypracowane procedury zarządzania zmianą.
Zaletami tej metody jest jej przejrzystość, jasno zdefiniowanie ramy czasowe, koszty oraz efekty końcowe i założenia całego projektu. W tej metodyce odpowiedzialność za każdy jej etap jest jasno zdefiniowana, a cele każdego z etapów powinny być z założenia mierzalne celem podejmowania decyzji strategicznych projektu. Wadami tej techniki jest niska dynamika procesu oraz zdecydowanie mniejszy udział Klienta podczas całego procesu realizacji projektu i wypracowywania docelowego rozwiązania lub oprogramowania – Klient najczęściej nie ma wystarczającej możliwości kontrolowania na bieżąco efektów pracy zespołu, testowania prototypów ani wprowadzania zmian w procesie powstawania projektu.
Metoda waterfallowa bardzo dobrze sprawdza się szczególnie w przypadku dużych projektów z opracowanymi i opisanymi szczegółowo założeniami, gdzie niezwykle istotne jest uporządkowanie i zrealizowanie założonych celów w określonym czasie za określone środki pieniężne.
Podejście zwinne
Drugą, nowszą metodą jest organizacja prac projektowych w modelu zwinnym (agile) przy wykorzystaniu metodyk scrum lub kanban. Jest to dynamiczne podejście do pracy projektowej – wiele czynności odbywa się w jej ramach jednocześnie, a plan pracy określany jest krótkoterminowo zgodnie z bieżącymi potrzebami projektu. Odbywają się częste spotkania zespołowe, prowadzone przez wyznaczonego facilitatora/scrum mastera,, na których przedstawiane są krótkoterminowe efekty prac, zgłaszane i rozwiązywane problemowe sytuacje, czy wyznaczane są priorytetowe cele do zrealizowania następnego trakcie kolejnego cyklu wytwórczego lub kolejnego spotkania. Postęp produkcyjny oprogramowania i pracy programistów jest codziennie kontrolowany i na jego podstawie określane są dalsze założenia pracy nad projektem.
Zaletą tych metodyk niewątpliwie jest ich duża elastyczność, ścisła współpraca uczestników oraz dynamiczne podejście do zmian – na bieżąco określa się zadania do wykonania, ocenia efekty i definiuje najlepsze rozwiązania. Klient ma ciągły wgląd w postęp prac i może na każdym etapie projektu dodawać swoje sugestie i wprowadzać zmiany. Natomiast najczęstszą wadą tego typu rozwiązania jest brak jasno ustalonych ram czasowych oraz kosztów w ujęciu jakim ma to miejsce przy tradycyjnym kaskadowym podejściu projektowym.
Metoda ta bardzo dobrze sprawdza się w średnich i mniejszych kreatywnych projektach lub przy rozbudowie i udoskonalaniu większych, już istniejących przedsięwzięć, gdzie ważne jest dynamiczne odpowiadanie na zmieniające się potrzeby Klienta, a czas, koszty i zakres mogą podlegać elastycznym przetasowaniom lub modyfikacjom.
Wybór odpowiedniego modelu
Wybór odpowiedniej metodyki zarządzania projektem jest bardzo istotny dla skutecznej realizacji projektów IT. Dlatego też S&T podczas przygotowywania konceptu rozwiązania informatycznego oferuje również kompleksowe doradztwo w tym zakresie. Posiadamy długoletnie doświadczenie w pracy w obydwu modelach organizacji pracy i dogłębnie je rozumiemy. Współpracowaliśmy w tym okresie z setkami Klientów z dziesiątek różnych branż, dlatego sprawnie możemy pomóc w zidentyfikowaniu i określeniu rzeczywistych potrzeb Klienta oraz doradzić co do wyboru optymalnej dla danego projektu metodyki.
Skuteczne zarządzanie projektami w S&T opiera się na elastyczności i słuchaniu potrzeb Klienta, co finalnie skutkuje znalezieniem optymalnej strategii realizacji projektu, który w pełni spełni oczekiwania zamawiającego.
Dzięki dogłębnej znajomości ograniczeń każdej z metodyk, S&T potrafi bardzo dobrze i skutecznie łączyć elementy każdej z nich i wypracowywać szyte na miarę rozwiązania dla danego Klienta oraz projektu, w którym obie te metody się dopełniają. Dzięki elastycznemu podejściu S&T nawet w trakcie trwania projektu możliwe jest wprowadzenie do niego elementów drugiej metody zarządzania, żeby uzupełnić tę pierwszą. Takie podejście pozwala na maksymalne wykorzystanie potencjału zespołu i dostępnych zasobów projektowych, a także ekspresową adaptację do zmieniającego się otoczenia organizacyjnego czy społecznego, tak jak po wybuchu pandemii COVID-19.
Z perspektywy Klienta to gwarancja dopasowania trybu pracy do organizacji Klienta i zmiennych warunków, w jakich realizowany jest projekt oraz gwarantowanych efektów tych działań.