Zintegrowane systemy klasy ERP mogą przynieść każdej organizacji zarówno wiele korzyści jak i ograniczeń, jeśli nie zostaną dobrze wdrożone.
Wśród najważniejszych zalet tego rodzaju oprogramowania wymienić należy przede wszystkim nadzór nad kluczowymi procesami w firmie, dostęp do rzetelnych danych/raportów, czy wsparcie integracji procesowej przedsiębiorstwa rozumianej jako jednokrotne wprowadzanie danych do systemu, dostępnych dla wielu użytkowników obsługujących różne procesy. W efekcie rzetelnej implementacji systemu klasy ERP firma może podnieść efektywność kosztową oraz wygenerować oszczędności.
Większość trudności związanych z wykorzystaniem systemów wspierających zarządzanie bierze się przede wszystkim z nieprawidłowego procesu wdrożenia systemu ERP w danym przedsiębiorstwie. Nieścisłości na tym etapie mogą doprowadzić nawet do czasowego wstrzymania działalności biznesowej. Do najczęstszych błędów należą:
- Założenie, że projekt wdrożenia systemu klasy ERP powinien być zrealizowany przez dział informatyki, a nie menedżerów biznesowych, którym ma służyć,
- Brak wsparcia kadry menadżerskiej i umocowania w Zarządzie, który w oparciu o raporty i analizy pochodzące z systemu będzie podejmować właściwe decyzje biznesowe,
- Rozbieżność pomiędzy rzeczywistymi procesami biznesowymi, a tym co jest rejestrowane w systemie,
- Wprowadzanie do systemu złej jakości danych,
- Brak działających faktycznie ról Kluczowych Użytkowników systemu klasy ERP w organizacji, to znaczy osób które będą rozumiały procesy biznesowe oraz możliwości samego oprogramowania. Kluczowi użytkownicy są odpowiedzialni za proponowanie rozwiązań IT realnie wspierających zmieniający się biznes,
- Zbyt daleko posunięte skastomizowanie systemu, które jest kosztowne w utrzymaniu i utrudnia aktualizowanie systemu w przyszłości.
Proces wdrożenia czy zmiany systemu wspomagającego zarządzanie nie jest łatwy. Zwykle obejmuje wszystkie kluczowe procesy przedsiębiorstwa, angażuje wielu pracowników i oznacza dodatkowe obowiązki. Projekt wymaga od organizacji przygotowania: uporządkowania danych, zastanowienia się nad procesami biznesowymi, przemyślenia dalszych kroków po wdrożeniu, czy sposobów rozwoju i utrzymania systemu. Dlatego warto przeprowadzać ten proces z doświadczonym partnerem, który połączy wiedzę technologiczną oraz biznesową z doświadczeniem wdrożeniowym.